Comment identifier facilement les besoins de formation ?

La formation professionnelle se présente sous une infinité de typologies : formats, contenus, durées… Chaque formation se destine à un profil précis et toutes les formations ne conviennent pas à tout le monde. Un programme pédagogique inadapté est synonyme de perte d’argent et de perte de temps tandis qu’un programme approprié garde un avantage concurrentiel et assure la productivité ainsi que l’épanouissement professionnel. Alors quelles sont les astuces pour identifier facilement les techniques pédagogiques adaptées à vos collaborateurs ?

Qu’est-ce que l’évaluation des besoins de formation ?

L’évaluation des besoins de formation est un processus administratif. Au-delà de cet aspect contraignant, elle désigne aussi une stratégie de développement et de réussite de votre business. L’approche identifie la pédagogie sur-mesure qui sera la réponse aux besoins spécifiques du personnel. Elle met en lumière les priorités de formation et assurera ainsi l’apport des connaissances et les compétences nécessaires à l’exercice d’une fonction.

L’évaluation des besoins de formation est l’outil par excellence pour analyser l’écart entre les performances actuelles et les performances attendues du personnel. La démarche confronte également les connaissances du collaborateur par rapport à la norme.

Comment évaluer les besoins de formation des apprenants ?

L’identification des besoins de formation comprend trois étapes qui se déroulent à différents niveaux : au niveau organisationnel, au niveau opérationnel et au niveau individuel.

L’évaluation au niveau organisationnel

Cette première étape clarifie les objectifs stratégiques de l’organisation. Elle relève des missions des cadres. Elle aligne la formation aux objectifs de l’entreprise et sert ainsi d’indicateurs de son degré de pertinence. Elle donne un aperçu du niveau de la main-d’œuvre. Elle aide les RH à mettre sur pied des programmes appropriés, gages de la compréhension des cibles. La pédagogie sur-mesure leur permettra de rester attentifs tout au long des procédures.

L’évaluation au niveau opérationnel

Dans l’évaluation opérationnelle, le personnel est jugé en fonction de sa capacité à atteindre un certain niveau. La démarche examine ces différents éléments :

• la description des emplois ;
• les groupes de discussion ;
• les normes internes ;
• les points de vue d’experts en matière de performance.

Cette deuxième étape passe également au peigne fin les tâches qui composent le travail et les conditions d’exécution avant de situer le collaborateur.

Elle offre une vue d’ensemble des responsabilités du collaborateur. Dans le cadre de l’analyse, elle recourt à une matrice qui passe à la loupe son profil :

• ses comportements ;
• ses capacités ;
• ses perspectives d’avenir ;
• ses atouts…

La démarche relève du devoir des managers, étant les plus proches des collaborateurs.

Quels outils d’évaluation utiliser pour identifier les besoins de formation des apprenants ?

Identifier les besoins de formation revient à utiliser ces outils d’évaluation.

Les questionnaires

Les questionnaires recensent les besoins, les ressentis et les avis des employés à travers une consultation individuelle en présentiel ou par une conférence à distance. Les questionnaires se révèlent aussi utiles dans un contexte de transition, comme un changement d’organisation, de stratégie globale, de marché ou un recrutement.

La technique à faible coût a l’avantage d’être rapide, car elle permet de faire des évaluations rapides de chaque individu. Elle facilite la récolte et le traitement de l’information ainsi que le partage du résultat. Toutefois, elle laisse peu de place aux réponses personnalisées. Son élaboration et son exécution s’avèrent chronophages.

Les groupes de discussion

Les groupes de discussion ou les ateliers pratiques sont une mise en relation entre les collaborateurs des différents pôles. Les employés sont invités à s’asseoir autour d’une table et à partager leurs points de vue, leurs besoins, leurs désirs et leurs attentes en matière de profession et de formation professionnelle. Ils profitent également de la rencontre pour faire des auto-évaluations ou des évaluations par les pairs (l’évaluation d’un collaborateur par un autre collaborateur).

Il s’agit d’un outil interactif qui prône le consensus du groupe. Il est cependant complexe à concrétiser. Son élaboration est coûteuse au même titre que sa mise en place. Il semble aussi difficile de quantifier les données récoltées.

L’entretien professionnel

Outil phare de recueil des besoins des apprenants, l’entretien professionnel fait le point sur les compétences des collaborateurs. Il identifie les aptitudes à développer pour l’exercice d’une fonction précise.

Les RH et les formateurs misent sur ces entretiens pour cerner les attentes des collaborateurs. Ils ont coutume de les organiser des entre juin et septembre, ainsi les discussions se concentrent sur les mois précédents.

L’entretien met le doigt sur les forces à maintenir et les faiblesses à éradiquer. Une fois retranscrites et archivées, les informations extraies guident les gestionnaires sur le choix et l’attribution de la formation.

L’entretien revêt la forme d’une conversation à cœur ouverte qui tourne autour du développement professionnel de l’employé : ses compétences actuelles, les connaissances qu’il convoite, ses défis au quotidien, ses perspectives d’évolution concernant son poste de travail…

Dans une logique de dialogue ouverte, le professionnel propose aussi le référentiel métier en guise d’outil d’évaluation des besoins de formation. L’approche se résume à l’établissement d’une liste des compétences nécessaires correspondant à un métier.

Pourquoi évaluer les besoins de formation des apprenants ?

Collecter les besoins de formation des collaborateurs, c’est soulever une panoplie d’avantages aussi bien pour les participants que pour l’entreprise.

Identifier et combler les défaillances des collaborateurs

L’évaluation des besoins en formation cerne les compétences et les connaissances actuelles des apprenants. Elle fait émerger les domaines de prédilection des collaborateurs ainsi que leur bête noire. Elle aide ainsi les managers à combler les lacunes en matière d’aptitudes. Elle leur guide vers la formation professionnelle la plus efficace en fonction du profil de l’apprenant.

Servir l’intérêt de l’entreprise

La conception d’un programme pédagogique fondé sur des données avérées garantit l’atteinte des objectifs. Les programmes proposés par la suite fourniront au personnel les connaissances indispensables qui répondent aux conditions de performance.

De plus, l’évaluation est une forme de fidélisation des employés. Les collaborateurs apprécieront de monter en compétences tout en enrichissant leur culture.

Pour finir, l’évaluation des besoins permet de rester compétitif, car elle détermine les tendances du marché et module les contenus en fonction. A l’heure où la technologie numérique gagne du terrain, l’évaluation souligne l’importance de la mise en place des formations en e-learning (cours en ligne) et l’intégration de l’intelligence artificielle dans les démarches pédagogiques.

Allouer les ressources

Faire un suivi des besoins en formation revient à aider les responsables à prendre les bonnes décisions. Ils seront en mesure de prendre des résolutions adaptées en temps utiles.

Grâce aux données collectées, les responsables auront les clés pour répartir les projets en tenant compte de plusieurs paramètres :

• les compétences ;
• les talents ;
• les forces ;
• les faiblesses du collaborateur.

Cette répartition optimale des ressources est un gage de productivité.