L’onboarding désigne le parcours incontournable du collaborateur dans les procédures d’intégration d’une nouvelle équipe. Cette étape décisive ne doit pas être prise à la légère, au regard de son importance au fonctionnement du travail. Travailler dans un environnement encore étranger, faire de nouvelles rencontres, côtoyer de nouvelles personnes et embrasser une démarche de travail encore inconnue, voilà les défis qui attendent les collaborateurs.

Ces obstacles à l’apparence facile sont pourtant pénibles, voire impossibles à franchir. Heureusement, une solution simple existe : le livret d’accueil. L’outil des RH est la clé d’une insertion facile et rapide. Il est aussi le meilleur allié du formateur qui aspire à travailler au sein d’un nouvel organisme de formation.

La place du livret d’accueil dans un organisme de formation

Le livret d’accueil concentre les informations essentielles liées à l’entreprise émettrice. Son usage s’applique dans tous les secteurs d’activité, y compris celui de la formation professionnelle.

En quoi consiste le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil classique désigne un ouvrage spécifique utilisé en interne dans une entreprise. L’outil fait le tour des informations essentielles à connaître par les nouveaux employés. Il met en lumière les habitudes des cadres, des dirigeants et des salariés. Il explique les fondements, les principes et les valeurs de l’entreprise. Il détaille également les missions confiées à chaque acteur à tous les niveaux.

Le livret d’accueil formateur indépendant désigne un ouvrage professionnel utilisé au sein d’un organisme de formation. Ce dernier fournit l’instrument à l’intention des organismes de formation et des formateurs indépendants liés à l’émetteur par un contrat de mission. Dans ce cas, l’ouvrage relate les renseignements relatifs à la réalisation de l’action de formation pour les clients de l’organisme de formation d’accueil ou les clients du formateur indépendant rattaché à l’organisme.

Le livret d’accueil formateur est un outil incontournable pour les organismes de formateurs qui accueillent un nouveau collaborateur. L’instrument aide le nouveau venu à s’imprégner de la culture d’entreprise. Il accélère la période de prise en main des nouvelles missions assignées au formateur.

Certes, l’ouvrage se destine aux nouveaux formateurs. Cependant, il est évolutif. En d’autres mots, il demeure tout aussi indispensable pour les anciens collaborateurs. Le livre s’adapte au changement au sein de l’organisme. Il est ainsi conçu de sorte à accompagner le formateur tout au long de son parcours au sein de l’organisme de formation.

Aucune loi n’encadre l’établissement d’un livret d’accueil ni dans une entreprise ni dans un organisme de formation. Ainsi, les entités sont libres d’aborder tous les aspects qu’elles jugeront utiles au fonctionnement du travail et du quotidien dans le livret.

En fonction des organismes de formation, le contenu de l’outil se compose :

• D’un petit message d’accueil ;
• De l’historique de l’organisme de formation ;
• D’un résumé des valeurs de l’organisme de formation ;
• D’un condensé des activités de l’organisme de formation ;
• De l’organigramme interne ;
• Des équipements de travail ;
• D’une liste des règles de sécurité ;
• Des informations logistiques : horaires de travail, code vestimentaire, période de fermeture…

Les organismes de formation sont libres d’enrichir le contenu en intégrant tous les renseignements. Cependant, ils ne peuvent accaparer les nouveaux collaborateurs avec des informations inutiles.

À tous les égards, certaines rubriques sont obligatoires dans le livret, à l’instar de l’introduction du dirigeant. Le chapitre est destiné à insuffler aux nouveaux arrivants un sentiment d’appartenance. C’est pourquoi le mot d’introduction est rédigé par les bons soins du PDG ou du fondateur de l’entreprise. Il souhaite la bienvenue et introduit, par la même occasion, le lecteur dans le contexte.

Le livret d’accueil aborde aussi l’identité de l’entreprise. Puis, il explique les outils utilisés ainsi que les moyens pour y accéder (les codes d’accès, des données indispensables…).

L’ouvrage énumère les avantages à travailler au sein de l’organisme. Ce chapitre a pour vocation : susciter l’intérêt des collaborateurs. Il explique aussi la gestion du temps de travail et les instances représentatives du personnel.

Pour finir, le livret d’accueil relate les temps forts RH, c’est-à-dire, les entretiens individuels et les évaluations professionnelles.

Sous quel format se présente le livret d’accueil ?

Le livret d’accueil a pour objectif de contenir au sein d’un ouvrage unique toutes les informations nécessaires à l’exécution des tâches du formateur indépendant dans l’organisme de formation. Si celui-ci reçoit plusieurs formateurs à la fois, la délivrance de l’instrument s’accompagne même parfois d’une petite formation d’accueil. Dans ce cas, une personne sera en charge d’expliquer les éléments de l’ouvrage lors d’une petite conférence.

En règle générale, le livret d’accueil du formateur indépendant prend la forme d’un document en version Word ou en version PowerPoint.

Rien n’empêche les formateurs et les organismes de formation de proposer un support vidéo en guise de cadeau de bienvenue. Le format, en plus d’être une animation instructive, captera l’attention des collaborateurs. Il facilitera d’autant plus la rétention d’informations.

Le meilleur format reste néanmoins le format PDF. Il est accessible, facile à lire et impossible à falsifier. Certaines entreprises ont coutume d’imprimer le document avant de le remettre en main propre aux nouveaux collaborateurs. D’autres préfèrent les envoyer par voie électronique.

Les objectifs du livret d’accueil est de faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs et de développer leur autonomie au sein de l’organisme de formation. L’ouvrage leur permet de s’imprégner des valeurs de l’organisme de formation. Il détaille aussi son fonctionnement.

L’ouvrage aide le formateur à se créer un repère dans la structure organisationnelle. Il le rappelle les règlements en vigueur et des modalités d’exécution des tâches.

Le livret d’accueil du formateur indépendant s’apparente à une boîte à outils indispensable. Il développe sa motivation. Il efface les éventuelles zones d’ombres susceptibles de décourager, voire de pousser le formateur à quitter son poste. À noter que le manque d’informations constitue souvent la source de la démotivation d’un nouvel employé.

L’élaboration d’un livret d’accueil profite aussi bien à l’organisme de formation qu’au formateur indépendant, mais à quels niveaux ?

Garantir l’intégration des collaborateurs

Le livret d’accueil fait partie intégrante de l’onboarding qui constitue aujourd’hui un enjeu majeur pour les entreprises de toutes les natures et de toutes les tailles. Les formateurs indépendants qui aspirent à travailler dans un nouvel environnement professionnel peinent à s’intégrer.

Ainsi, le livret d’accueil du formateur indépendant se veut être la réponse au problème. Il constitue un moyen de rassurer les nouveaux formateurs. L’ouvrage les situe dans le contexte. Il fournit toute l’assurance dont ils ont besoin afin de démarrer leur nouvelle collaboration sous les meilleures conditions.

Le livret d’accueil renvoie d’autant plus une image positive de l’organisme de formation aux yeux des nouveaux arrivants. Sa délivrance souligne l’importance que porte l’entité à l’égard des nouveaux collaborateurs.

Gagner l’engagement des collaborateurs

La présentation de l’entreprise d’accueil, l’énumération des valeurs qu’elle prône et les projets de croissance à venir poussent à l’adhésion des nouveaux collaborateurs. Les informations bien exposées et le contenu agréable à lire accélèreront leur intégration et intensifieront leur motivation.

Après la lecture des avantages de l’entreprise, les collaborateurs gagneront en motivation et s’investiront dans leur travail.

Développer l’autonomie des collaborateurs

Un livret d’accueil se veut le plus exhaustif possible. Il liste ainsi l’ensemble des informations, les procédures et les process nécessaires au bon fonctionnement du travail.

Certes, les process deviennent une habitude chez les collaborateurs acclimatés à leur environnement. Cependant, les nouveaux employés peuvent perdre pied à la vue des longs processus difficiles à assimiler en une fois.

L’ouvrage élimine également le stress, l’angoisse et les difficultés d’assimilation des nouveaux formateurs. Ces éléments perturbateurs provoquent souvent des répercussions sur le bon déroulement du travail.

Ainsi, le livret d’accueil sera l’outil de tous les jours du nouveau collaborateur tout au long des démarches d’intégration. Il le suivra jusqu’à son adhésion au sein de l’équipe et même tout au long de son contrat de travail.