Certification Qualiopi et Sous-Traitance : que faut-il savoir en 2025

La réforme de la formation professionnelle continue a bouleversé les pratiques du secteur, notamment avec la montée en puissance de la certification Qualiopi. Si elle s’impose depuis 2022 aux organismes de formation souhaitant bénéficier de financements publics, qu’en est-il des sous-traitants ? Depuis avril 2024, de nouvelles obligations ont vu le jour. Voici un tour d’horizon complet pour comprendre quand et pourquoi un sous-traitant doit être certifié Qualiopi.

Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi, introduite par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019, est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant accéder à des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, Pôle emploi, etc.). Elle vise à garantir une qualité homogène des prestations proposées, notamment à travers le respect du Référentiel National Qualité (RNQ).

Sous-traitance en formation : qui est concerné ?

Un sous-traitant dans la formation professionnelle est une personne physique ou morale intervenant pour le compte d’un organisme certifié, sans être en contact direct avec le client final. Il peut s’agir d’un formateur indépendant, d’un cabinet prestataire, ou encore d’une structure plus importante.

Certification Qualiopi et sous-traitants CPF : ce qui change

La réforme introduite par le décret n°2023-1350 oblige les sous-traitants CPF à être eux-mêmes certifiés Qualiopi, indépendamment du statut du donneur d’ordre. Cela concerne notamment :

• Les formateurs indépendants qui animent des sessions CPF

• Les organismes intervenant sur des modules externalisés CPF

• Tous les types de structures (EI, SASU, SCOP, etc.)

Depuis le 1er avril 2024 : obligation pour le CPF

Tout sous-traitant réalisant une action de formation financée par le CPF doit être certifié Qualiopi, sauf exception.

Exceptions :

• Micro-entrepreneurs réalisant moins de 77 700 € HT/an.

• Prestataires non pédagogiques : logistique, appui administratif, location de salle, etc.

Dans quels cas la certification Qualiopi n’est-elle pas obligatoire ?

Hors CPF, la certification Qualiopi n’est pas exigée pour les sous-traitants, à condition que le donneur d’ordre soit certifié. C’est le cas des formations financées par :

• Les OPCO

• Les FAF

• Les entreprises en autofinancement

Cependant, des règles strictes s’appliquent :

• Le donneur d’ordre doit s’assurer de la compétence du sous-traitant.

• Un contrat de sous-traitance clair doit être établi.

• Le suivi qualité doit être documenté (indicateur 27 du RNQ).

Quels sont les critères Qualiopi applicables aux sous-traitants ?

Lorsqu’un sous-traitant est lui-même certifié Qualiopi notamment dans le cadre d’actions financées par le CPF , il doit répondre aux exigences du référentiel qualité, dans la limite de son périmètre d’intervention.

Plusieurs indicateurs du RNQ sont particulièrement pertinents pour les sous-traitants. Par exemple, l’indicateur 5 évalue la capacité à aligner les objectifs pédagogiques de l’action de formation avec ceux fixés par le donneur d’ordre.
L’indicateur 13 porte sur la mise en œuvre d’une évaluation systématique des acquis des apprenants, élément clé de la mesure de l’efficacité d’une action de formation.

L’indicateur 26, quant à lui, demande au sous-traitant de prouver que les formateurs mobilisés possèdent bien les compétences, qualifications ou expériences nécessaires à l’atteinte des objectifs. Enfin, l’indicateur 30 concerne la mise en place d’une démarche d’amélioration continue, indispensable pour assurer la progression constante de la qualité des prestations.

L’indicateur 27 reste en revanche à la charge du donneur d’ordre, qui doit démontrer qu’il contrôle et encadre correctement le recours à la sous-traitance dans son dispositif qualité global.

Quelles sont les obligations administratives des sous-traitants ?

Avant même d’envisager une certification Qualiopi, un sous-traitant qui exerce une activité de formation doit obligatoirement disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA). Ce numéro, délivré par la DREETS, officialise l’existence de l’activité de formation du sous-traitant et doit être obtenu dans les trois mois suivant la première prestation. Même en cas de sous-traitance ponctuelle, l’absence de NDA place l’activité en dehors du cadre légal.

Le contrat de sous-traitance mentionné plus haut joue également un rôle central dans la conformité de l’intervention. Il ne doit pas être un simple accord oral ou un échange de mails, mais bien un document écrit, formel, qui encadre les missions, définit les engagements qualité attendus, et décrit les modalités de contrôle et d’évaluation mises en place par le donneur d’ordre.

Les sanctions et risques en cas de non-conformité

Une sous-traitance non conforme (sans certification obligatoire, sans NDA ou sans contrat)
peut :

• Entraîner un refus de prise en charge par les financeurs.

• Remettre en cause la certification Qualiopi du donneur d’ordre.

• Donner lieu à des redressements administratifs en cas de contrôle.

Ce qu’il faut retenir pour 2025

La réforme entrée en vigueur en avril 2024 impose une vigilance accrue à tous les acteurs de la formation qui ont recours à la sous-traitance. Si la certification Qualiopi reste obligatoire pour les interventions CPF, elle n’est pas exigée pour les autres types de financement, à condition que le donneur d’ordre certifié assure un encadrement strict et documenté.

Les sous-traitants doivent être en règle sur le plan administratif (NDA), juridique (contrat), et qualitatif (preuve de compétence). À défaut, la conformité globale du dispositif de formation est menacée.

Sources officielles et complémentaires

• Certifopac – Qualiopi pour les sous-traitants

• SmartOF – Encadrement de la sous-traitance CPF

• Digi-Certif – Sous-traitance et certification

• Centre Inffo – FAQ et guide de lecture Qualiopi V9

• Ministère du Travail – Réglementation CPF et sous-traitance