Les avantages de la sous-traitance de la gestion administrative de la formation

Dans le domaine de la formation en entreprise, la sous-traitance de la gestion administrative se vulgarise. Gain de temps, accès à un réseau de professionnels de la formation, productivité, flexibilité, économie budgétaire font partie des avantages de cette solution. Elle soulève cependant quelques devoirs qui engagent les 2 parties, c’est-à-dire, l'entreprise et l’organisme de formation. Voici ce qu’il faut retenir de la sous-traitance de la gestion administrative de la formation et ses avantages.

La sous-traitance de la gestion administrative de la formation sous toutes ses formes

Qu’est-ce que la sous-traitance de la gestion administrative de la formation ?

La sous-traitance de la gestion administrative de la formation désigne l’attribution de cette partie de la formation professionnelle continue à un prestataire. Un contrat de prestation de services, matérialise la collaboration. Le document précise les différentes tâches qui seront déléguées au prestataire sous forme d'une lettre de mission.

Malgré l’intervention du prestataire, l'organisme de formation demeure le principal responsable de la qualité de sa formation.

Quels sont les avantages de la sous-traitance de la gestion administrative de la formation ?

La productivité

Le gain de productivité est un avantage sous-traitance de la gestion administrative de la formation. Entre l’établissement des factures et la rédaction des documents administratifs, l’organisation de la partie administrative d’une action de formation se révèle chronophage. Déléguer ces tâches vous libère ainsi d’un poids administratif considérable et vous recentre sur votre cœur de métier, c’est-à-dire, développer votre clientèle et animer vos formations.

La délégation vous aide à retrouver le plaisir de votre activité de formation professionnelle, à savoir monter un plan de formation et fournir des sessions de formation selon vos méthodes pédagogiques et votre ingénierie. De plus, la gestion administrative requiert certaines procédures contraignantes des Opco et des Opca (concernant les dispositifs de prise en charge). Ces tâches spécifiques relèvent des compétences d’un prestataire spécialisé dans le domaine.

La flexibilité

La flexibilité est un autre avantage de la sous-traitance de la gestion administrative de la formation. La solution vous permet de répondre à une forte demande de la part de vos clients en libérant le temps consacré à l'administratif pour animer des sessions.

Profiter de l’expertise et de l’expérience professionnelle du prestataire. Les sous-traitants sont des experts en matière de gestion administrative. Ils vous fournissent un travail de haute qualité et conforme à vos besoins changeants. Pratiquant une écoute active, ils s’engagent à vous livrer un service impeccable selon vos critères, votre budget et vos attentes en matière de pédagogie.

L’expert se sert aussi d’outils spécifiques, gage de la qualité de leur service.

L’économie

L’optimisation budgétaire va de pair avec l’économie. La délégation de certaines tâches par le biais de la sous-traitance s’avère plus économique par rapport à l’embauche de nouveaux collaborateurs. Elle évite les dépenses liées aux heures de formation d’une nouvelle masse salariale.

Dans l’optique d’une maîtrise des coûts, la délégation de la partie administrative convertit les frais internes fixes en coûts flexibles.

De plus, connaître le budget à allouer à la prestation vous assure une maîtrise des coûts et donc un meilleur contrôle de votre trésorerie.

Les droits et les devoirs dans la sous-traitance de la gestion administrative de la formation

Les droits et les devoirs de l’organisme de formation

Les droits ainsi que les devoirs des organismes de formation reposent en partie sur le contrat de prestation préalablement établi. En règle générale, l’organisme de formation demeure le principal responsable de la qualité de la formation qu’il propose.

Il est aussi dans l’obligation d’être certifié Qualiopi afin de garantir la qualité de sa formation et d’assurer sa conformité aux exigences si il souhaite vendre des formation prises en charge sur des fonds publics.

Les droits et les devoirs du prestataire ou de la société de gestion

D’un autre côté, le prestataire se doit de respecter les règles ainsi que les normes en matière de gestion administrative d’une formation professionnelle. Il est également tenu de se soumettre aux instructions ainsi qu’aux consignes de l’organisme de formation. Il ne peut négliger les obligations dictées dans le contrat de sous-traitance et dans le Code du travail.

Pour finir, le prestataire ou la société de gestion administrative qui propose ses services doit se conformer aux certifications Qualiopi, au même titre que l’organisme formateur. Ce critère garantit la pertinence des services proposés et le respect des parties prenantes aux normes en vigueur. Il est donc important de choisir un prestataire lui même certifié QUALIOPI afin de garantir le respect des différents indicateurs.