Comment maximiser l'impact et la qualité de vos programmes de formation professionnelle ? Conseils et outils d'évaluation

Pour les entreprises qui investissent dans la formation professionnelle, l'évaluation est une étape essentielle et nécessaire pour mesurer le retour sur investissement. Mais comment s'assurer que votre programme de formation obtient un maximum d'impact et de qualité ? Dans cet article, nous allons vous prodiguer des conseils pratiques et vous montrer quels outils d’évaluation utiliser afin d’atteindre les objectifs fixés grâce à votre dispositif de formation. Nous verrons également comment évaluer le résultat global ainsi que la satisfaction des participants pour répondre aux obligations légales et maintenir la qualité du service proposé.

Évaluer la formation professionnelle

La formation professionnelle est un investissement pour les entreprises qui cherchent à améliorer leurs performances et à développer les compétences et connaissances de leurs salariés. Il est important d'évaluer l'efficacité des programmes de formation, afin de s'assurer que ces investissements ont un impact positif sur la productivité, la satisfaction des employés et la compétitivité globale.

Il existe plusieurs étapes clés à suivre pour garantir que votre programme de formation soit aussi efficace que possible.

a) Définir les objectifs de la formation

Les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre programme de formation sont essentiels pour déterminer son contenu, sa durée, le type d'instructeur dont vous avez besoin et même si une aide financière externe doit être sollicitée. Les objectifs peuvent inclure des mesures concrètes telles que l'amélioration des compétences ou des connaissances spécifiques ou une augmentation du nombre d'employés qualifiés, ainsi que des indicateurs plus généraux tels que l'amélioration de la productivité, des réductions de coûts et une meilleure satisfaction des employés.

En fonction de vos objectifs, il peut également être approprié d’intégrer des outils qui limitent l’impact financier, tels qu’une facturation au résultat ou un système de bonus basé sur la performance.

b) Déterminer les compétences à acquérir

Une fois que vous avez défini clairement vos objectifs, commencez par dresser un inventaire précis des compétences dont vos participants auront besoin pour réussir leur formation. Ces compétences peuvent varier selon le secteur et les emplois spécifiques visés par votre programme de formation.

Assurez-vous également que vos stagiaires possèdent toutes les connaissances nécessaires en matière d'autonomie et de responsabilités avant de commencer la formation.

c) Choisir le format de formation

Votre choix du format peut être influencé par divers facteurs tels que le calendrier, le budget alloué aux formations, le nombre attendu de participants et bien sûr vos objectifs initiaux. Cela peut prendre diverses formes : en salle ou à distance (en ligne), individuellement ou en groupe.

Vous pouvez choisir un organisme extérieur spécialisé ou former votre propre personnel pour dispenser des formations. Il est également important de déterminer si vous souhaitez suivre un programme existant ou créer votre propre programme.

d) Évaluer le contenu de la formation

Une des principales étapes clés consiste à tester et à revoir les supports de formation qui seront utilisés pour s'assurer qu'ils sont adaptés au niveau des stagiaires et qu'ils répondent aux objectifs clairement définis. Si ces derniers ne sont pas appropriés, vous devrez peut-être modifier votre format de formation et/ou adapter le contenu du cours.

e) Évaluer la qualité de la formation

La qualité devrait être une préoccupation prioritaire pour les organismes dispensant une formation professionnelle car elle influe significativement sur la capacité des participants à assimiler les connaissances acquises et à appliquer leurs compétences dans un environnement professionnel. La qualité de la formation peut aller de l'infrastructure physique disponible (visioconférence ou salle de classe) à la formalisation opérationnelle, en passant par la certification des formateurs, afin que les participants puissent avoir confiance dans leur capacité à former efficacement.

f) Évaluer l'efficacité de la formation

Il est possible que les informations livrées durant une formation soient très pertinentes, mais il faut toujours évaluer si elles ont atteint l’objectif visé. Cela implique généralement un processus d’observation, d’écriture et d’analyses.

Des outils spécialisés comme des questionnaires, tests et entretiens peuvent être intégrés pour obtenir des données objectives quant au processus d'apprentissage.

Outils d'évaluation de la formation professionnelle

Les outils d'évaluation vont bien au-delà du simple questionnaire envoyé aux stagiaires à la fin d'une session. Les techniques incluent :

•           Les questionnaires :

Les questionnaires sont souvent considérés comme un moyen rentable et rapide pour recueillir des informations sur une large variété de sujets liés à une session donnée, notamment l'appréciation générale, le rapport qualité/prix et les commentaires supplémentaires. Les questionnaires standardisés permettent également aux entreprises d’avoir un aperçu plus large sur leurs programmes.

•           Les entretiens :

Lorsqu’il s’agit de fournir des informations détaillées sur une session ou un programme spécifique, les entretiens sont souvent la méthode préférée. Les entretiens peuvent également être adaptés à différents types de participants et peuvent être menés par téléphone, en face à face ou virtuellement.

•           Les tests :

Les tests sont utilisés pour mesurer le niveau des connaissances acquises des stagiaires avant et après une formation. C'est aussi un bon outil pour mesurer l’efficacité d’un cours ou du contenu général ; cependant, il est important de ne pas abuser des tests car les participants pourraient être distraits ou perdre intérêt.

•           Les observations :

Les observations permettent aux formateurs d'observer le comportement et la participation des collaborateurs au cours, ce qui peut servir à améliorer leur compréhension et leur engagement. Les observations peuvent également fournir des informations supplémentaires sur l’efficacité et la qualité d’une formation.

•           Les examens :

Les examens forment un excellent moyen de vérifier si les informations livrées durant une session ont été retenues par les stagiaires. Ils peuvent prendre divers formats allant des questions/réponses courtes aux simulations complexes basées sur des situations réelles et peuvent donner lieu à un certificat lorsque les résultats sont satisfaisants.

Comment évaluer l'efficacité de la formation professionnelle ?

a) Évaluer les résultats

La première étape consiste à déterminer si les objectifs initiaux ont été atteints. L’efficacité d’un programme serait considérée comme satisfaisante s’il y avait une notion claire d’amélioration quant aux compétences et connaissances visés par le programme.

b) Évaluer les participants

Il est important de noter que ce sont les participants eux-mêmes qui sauront le mieux si la formation disponible a été utile, ainsi que comment elle pourrait être modifiée afin qu'elle puisse être encore plus efficace lorsque proposée à d'autres groupes.

c) Évaluer le temps et les coûts investis

En terme financier, il est important de comparer le temps et l'argent investis avec l'impact produit. Vous devriez être en mesure de constater des réductions significatives des coûts ou une hausse du rendement, ce qui est bénéfique pour votre entreprise.

d) Évaluer la satisfaction des participants

Tout autant que les résultats et le ROI (retour sur investissement), la satisfaction des stagiaires est un indicateur clé de l'efficacité d'une formation. Les représentants de l’entreprise peuvent utiliser des questionnaires, des tests et/ou des entretiens pour évaluer le niveau de satisfaction général vis-à-vis du programme et permettre aux responsables d’améliorer leurs offres futures.

e) Évaluer l'impact sur l'entreprise

Enfin, vous devrez regarder comment la formation a affecté votre entreprise à plus grande échelle. Cela peut prendre diverses formes, allant des réductions globales des coûts à une augmentation du chiffre d'affaires ou même une amélioration générale de la productivité et une hausse du moral.

Une bonne analyse des programmes permet aux équipes d’optimiser l’utilisation de leurs ressources et aide à assurer que les objectifs initiaux sont atteints et que tous les employés profitent pleinement des possibilités offertes par la formation professionnelle.

Découvrez ici notre article complet sur l’évaluation de la formation professionnelle.