02 53 20 68 68
La convention de formation professionnelle consiste en un document obligatoire. Elle joue plusieurs rôles dans une action de formation : sécuritaire, informationnel et financier. Elle protège les intérêts du formateur et du client. Elle consolide la valeur de la formation pédagogique. Elle facilite aussi le financement de la formation. Comment établir une convention de formation dans les règles ?
Quel est le rôle de la convention de formation dans une formation professionnelle ?
La convention de formation contractualise l’action de formation professionnelle.
Petit rappel sur l’organisme de formation
Un organisme de formation désigne une personne physique ou une personne morale proposant des prestations de formation professionnelle. En vertu de l’article L6351-1 du Code du travail, les organismes de formation se consacrent à la réalisation de formations professionnelles définies par l’article L. 6313-1. Cette loi prévaut les actions qui concourent au développement et à la mise à jour des compétences.
Un organisme de formation endosse un statut bien défini : association, structure de droit public, micro-entrepreneur, entreprise individuelle, société commerciale…
À la suite de la signature de son premier contrat de formation, l’organisme de formation envoie auprès de la DIRECCTE (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi, aujourd’hui connu sous le nom de Direction Régionale de l’Économie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités DREETS) une demande de NDA (numéro de déclaration d’activité). L’opération aboutit alors à l’appropriation d’un numéro d’enregistrement. Ce n’est qu’au terme de cette procédure que l’organisme de formation livrera, en toute légalité, ses prestations de formation professionnelle.
Qu’est-ce qu’une convention de formation ?
La convention de formation est un document conclu entre l’organisme de formation et le client (une collectivité publique, une entreprise, une association …). Sur le papier, est écrite noir sur blanc la relation contractuelle entre les parties prenantes. Les articles L6353-1 du code du travail encadrent son élaboration.
Dans un premier temps, la convention de formation professionnelle atteste des dépenses du client au titre de la formation professionnelle. Elle contractualise également les actions de formation.
La convention de formation est limitée dans le temps. Néanmoins, elle peut rester valide deux années consécutives (voire plus). Tout dépend de l’entente entre l’organisme de formation et l’acheteur de la formation.
La convention de formation VS le contrat de formation
Au même titre que le contrat de formation, la convention de formation fait partie des documents contractuels obligatoires établis par le formateur pour son client. Ces deux formalités prêtent souvent à confusion. Certes, les documents partagent certains points communs. Ils mettent en lumière les responsabilités réciproques qui engagent l’organisme de formation et le client. Ils comportent également des mentions obligatoires. Leur différence se trouve dans le statut du client.
La convention de formation professionnelle lie le formateur et une personne morale (entreprise à la recherche d’une formation) ou un financeur.
Le contrat de formation engage le formateur et les stagiaires de la formation. Ils peuvent être des particuliers en quête d’une formation à titre individuel. Le contrat de formation est ainsi un contrat de droit privé conclu en amont avant le versement des frais de formation et le déroulement de l’action de formation.
Quelle est l’importance de la convention de formation ?
La convention de formation officialise les relations entre le formateur et son client, généralement l’employeur des futurs apprenants. Le document efface les zones d’ombre susceptibles de perturber la bonne marche de la formation : conditions de la prestation et règles applicables en cas de litige entre les signataires.
Pour l’employeur, la convention sert de preuve de son financement de l’action de formation professionnelle. D’ailleurs, le document est réalisé en deux exemplaires signés par les deux partis (un exemplaire pour chacun). La rédaction et la signature se déroulent avant l’inscription définitive et le versement des frais de la formation.
La durée de la convention de formation se limite à un an. Elle peut toutefois s’élargir à 3 ans, dans le cas de prestations de formations de plusieurs années. Dans un contexte d’urgence, la convention de formation laisse place à un devis, un bon de commande.
Quand faut-il établir une convention de formation ?
La convention de formation s’inscrit dans les procédures légales de l’article L.6313-1 du Code du travail. Elle concerne :
- Les initiatives de développement de compétences ;
- L’insertion et la réinsertion professionnelle ;
- La qualification professionnelle ;
- La conservation du salarié dans son emploi ;
- La promotion sociale ;
- La sécurisation du parcours professionnel.
La convention de formation se réserve aux actions de formations professionnelles définies par l’article L.6111-1 du Code du travail. Son établissement impose donc une vérification préalable de la nature de la formation prévue. Sont exclus de son champ d’application les actions non-professionnalisantes, les actions de développement personnel, le tutorat et le coaching.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une convention de formation ?
La convention de formation professionnelle met en lumière les modalités qui entourent la formation professionnelle.
Les mentions obligatoires dans le cadre d’un financement public
Dans le cadre d’un financement public, la convention de formation précise :
- La raison sociale de l’organisme de formation ;
- La raison sociale du client ;
- La contribution des personnes publiques, des organismes habilités ou des financeurs ;
- L’intitulé et objectif pédagogique de l’action formation ;
- La nature de l’action de formation ;
- Les modalités de déroulement de l’action la formation (présentielle ou distanciel) ;
- La durée de la formation ;
- La période de la formation ;
- Les moyens pédagogiques mis en œuvre pour la formation ;
- Le programme de l’action de formation;
- Les modalités de suivi et de contrôle des connaissances ;
- Les modalités de paiement des frais de formation.
À défaut de convention de formation, les bons de commande ou les devis contiennent ces mentions légales.
Les mentions obligatoires
Qu’importe le moyen de financement de la formation, doit être inscrit dans le document le numéro de déclaration d’activité de l’organisme de formation. La convention précise aussi le déroulement des séances.
Le document informe de la finalité de la formation : retour à l’emploi, développement des compétences, prévention des risques, reconversion professionnelle ou insertion professionnelle. Sont également mentionnées les dates et les horaires des séances.
La convention de formation se veut pratique. Elle précise les effectifs de la session et le prix de la formation. En tant que document contractuel, elle révèle les frais à verser en cas d’abandon, d’arrêt anticipé ou de dédit des stagiaires.
Pour finir, elle prévoit les modalités de règlement des litiges.
Les cas particuliers
La convention de formation se limite en général à un an. Néanmoins, la convention annuelle n’est pas l’unique format applicable.
La convention de formation annuelle et la convention pluriannuelle
La convention de formation annuelle et la convention de formation pluriannuelle entrent en scène dans le cadre d’une intervention régulière de l’organisme de formation ou du formateur à son client. Dans le premier cas, les séances sont réalisées et facturées durant la même année civile. Dans le second cas, le document précisera les années de déroulement des séances et les modalités de versement des frais.
La convention tripartite
La convention tripartite signale l’intervention d’un organisme intermédiaire dans le financement de la formation, en l’occurrence l’OPCO (Opérateur de compétences). On parle alors de subrogation de paiement. Le document affiche les mêmes mentions obligatoires. Sa validation requiert cependant trois signatures : celle du formateur, du client et de l’opérateur de compétence.
Le document matérialise les engagements des trois parties :
- Le formateur : la livraison d’une prestation de formation ;
- L’opérateur de compétence : le paiement de la prestation ;
- Le stagiaire : la participation à la formation.
Trois exemplaires seront alors nécessaires.
Quelles sont les sanctions en cas de non-réalisation d’une convention de formation ?
Selon le code du travail, la convention de formation est un contrat à part entière. Sa négligence est passible d’une sanction pécuniaire.
L’obligation légale de la convention de formation
La convention de formation est obligatoire dans la formation professionnelle continue, c’est-à-dire :
- Les bilans de compétences ayant pour finalité l’évolution des salariés ;
- Les contrats de professionnalisation ou l’alternance ;
- Les conventions pluriannuelles ;
- Les Validations des Acquis de l’Expérience.
Son établissement est facultatif dans les autres cas d’actions de formation. À tous les égards, les bons de commande, le devis ou la facture émis inscrivent les mentions légales.
Une obligation de remboursement
Si le financeur constate une inexécution totale ou partielle des conditions édictées dans la convention de formation, il est en droit de demander un remboursement. Ce droit entre en vigueur à condition de disposer d’une convention de formation comportant les signatures nécessaires.
Il incombe à l’organisme de formation de restituer la somme perçue s’il est responsable de l’inexécution de la prestation, en vertu de l’article L.6354-1 du Code du travail.
Toujours en cas d’inexécution partielle ou totale de la prestation de formation, la convention impose le versement d’une somme de dédommagement, de renoncement ou de dédit. Il s’agit d’une pénalité imputable sur l’obligation de l’employeur.
Par ailleurs, seront exécutées toutes les dispositions spéciales prévues dans la convention de formation et relatives au dédommagement et au remboursement des sommes engagées.