La digitalisation de la formation est au cœur des enjeux de notre époque. Il s’agit d’une étape incontournable qui succède au bouleversement du numérique dans la sphère de la pédagogie. Etant donné le nombre incalculable d’outils qui pullulent sur le Web, le choix du bon instrument pose toujours un problème. Ce guide vous oriente vers les instruments à privilégier pour digitaliser votre formation professionnelle. Il liste aussi les bonnes pratiques pour dompter ces outils modernes.
Qu’est-ce qu’un outil digital ?
Un outil digital désigne les plateformes, les applications et les sites internet destinés à améliorer la communication interne et la communication externe d’une entreprise. Cependant, son usage va au-delà des échanges entre collègues. Il s’utilise aussi dans la montée en compétence des collaborateurs. Son mode de fonctionnement repose sur la retranscription d’une base de données.
Parmi les outils digitalisation formation figurent :
- Les CRM (Customer Relationship Management) : les outils d’analyse en marketing automation ;
- Les logiciels de gestion de projets ;
- Les CMS (Content Management System) : les plateformes de création de site internet.
En règle générale, les outils se déclinent en version gratuite et en version payante. La version libre sert d’invitation à découvrir le potentiel du logiciel. Elle donne aussi un premier aperçu de ses fonctions et de son contenu.
Quels sont les avantages et les inconvénients des outils digitaux ?
Les outils numériques sont une arme à double tranchant.
Les avantages des outils digitaux
Digitaliser une formation revient à recourir à l’e-learning. La pratique vous affranchit des contraintes spatio-temporelles liées à la formation classique en présentielle. Elle épargne à l’apprenant les déplacements incessants entre son domicile et le lieu de formation. La méthode moderne lui donne accès à la plateforme d’apprentissage à tout moment. Cet avantage profite aussi aux entreprises qui épargnent dans leur budget de formation et évitent aux collaborateurs des kilomètres de déplacement.
De plus, l’apprenant suit sa formation selon son rythme et en fonction de ses disponibilités. Ils se libèrent de la soumission à la cadence du formateur.
Les stagiaires apprennent à leur rythme et peuvent repasser les séances enregistrées autant de fois que possible jusqu’à leur compréhension.
Les inconvénients des outils digitaux
L’outil de digitalisation soulève une contrainte matérielle importante connue sous le nom d’illectronisme. Il s’agit du manque d’équipements, conduisant à l’inaccessibilité des contenus pédagogiques.
La qualité du matériel doit aussi être au rendez-vous. Une connexion internet de piètre qualité perturbera l’enseignement et ralentira le processus d’apprentissage.
En raison d’une conviction personnelle et par manque de moyen, certains stagiaires et entreprises s’attachent aux méthodes conventionnelles d’apprentissage.
Sur la durée, l’usage des outils digitaux devient une source de déconcentration pour les apprenants, sachant qu’à notre époque capter l’attention des utilisateurs est un défi de taille. Une formation de longue durée sera difficile à suivre.
L’isolement est aussi au cœur des problématiques de l’e-learning. La formation à distance isole les apprenants. Les interactions physiques se raréfient. Les stagiaires éprouvent un sentiment de confinement.
L’utilisation des outils digitaux dans la formation professionnelle
L’intégration de moyens digitaux dans la formation professionnelle implique certaines précautions.
Choisir le bon outil adapté à votre formation professionnelle
Du choix de l’outil digital dépendra le succès de votre approche moderne. Il n’y a pas de meilleur équipement numérique, car chaque instrument possède ses avantages et ses limites.
Privilégiez un outil facile à prendre en main. Choisissez un instrument disposant d’une interface fluide et intuitive afin de réduire au minimum la période d’adaptation des stagiaires. Tous les collaborateurs doivent être à l’aise avec l’instrument.
Arrêtez votre choix sur un outil qui entre dans votre budget. Cette précaution implique une étude préalable de votre trésorerie. Prenez éventuellement en compte l’achat et l’abonnement du matériel ainsi que son nombre d’utilisateurs.
Préférez un outil en mesure de créer un parcours de formation complet.
Suivre les bonnes astuces pour utiliser les outils digitaux
Il ne suffit pas de trouver le bon outil. Vous devez être à même d’utiliser, d’exploiter et de manipuler l’instrument dans l’intérêt de la formation professionnelle. Les applications web et les plateformes disposent en général d’une assistance, des tutoriels ou d’un guide d’utilisation. Les services après-vente peuvent aussi vous être d’un grand soutien. Au besoin, sollicitez l’aide d’un expert externe pour vous aider à prendre votre outil en main, le temps de vous adapter.
Assurez-vous de mettre les outils à jour, il en va de leur efficacité.
Les outils pour digitaliser une formation professionnelle
De nombreux outils pullulent sur Internet, mais voici un condensé des meilleurs outils pour digitaliser votre formation professionnelle.
DAP ou Digital Adoption Plateform
Parmi les pionniers des outils digitaux se trouve le Digital Adoption Plateform. Sa principale force réside dans son accessibilité. Tous les niveaux d’apprenants sont en mesure d’utiliser le logiciel qui revêt la forme d’une bibliothèque interactive.
Le back office dispose d’un guide pas à pas qui vous aide à vous familiariser en toute simplicité avec le programme informatique. Il est disponible aussi bien en ligne qu’à travers une application web.
Le DAP a plus d’un tour dans son sac, car il embarque une fonctionnalité informative. Le système envoie des notifications aux apprenants dès la sortie d’un module de formation.
LMS ou Learning Management Systems
La digitalisation des supports de formation passe par l’usage de l’outil LMS (Learning management system ou système de gestion de l’apprentissage). Les centres de formation qui se lancent dans la transition numérique recommandent cet outil. Il regroupe sur une unique plateforme un panel de fonctions. Il vous permet de suivre l’évolution des compétences de chaque stagiaire, de piloter et de prendre des décisions relatives aux formations pédagogiques prochaines, de gérer l’organisation de la formation (reporting, planning, actions de formation…).
L’outil centralise dans une page unique les contenus de la formation : les outils d’évaluation, les modules de formation, les heures de cours en ligne, … Sa base de données est extensible.
LCMS ou Learning Content Management System
La plateforme LCMS est d’abord un outil de gestion des supports pédagogiques et des contenus de formation professionnelle. Très prisé par les responsables de la formation, il permet aux formateurs de s’occuper de toutes les parties pédagogiques : élaboration des cours, téléchargement des contenus, création des classes virtuelles, organisation des plannings de formation, …
L’outil propose un hébergement et une sécurisation efficace des données. La flexibilité est son maître mot : les cours sont élaborés grâce à des modules de formation. L’outil met à disposition un forum d’échanges entre les formateurs et les apprenants.
LXP ou Learning eXperience Platform
Il s’agit d’une plateforme d’expérience d’apprentissage qui place l’apprenant au centre du système. L’outil attribue un rôle essentiel à sa contribution. Le stagiaire est invité à laisser des avis personnalisés pour chaque formation proposée. Il peut aussi écrire des commentaires et des notes digitalisées. L’outil optimise ses performances en fonction des retours des apprenants.
Il permet à toute une équipe d’échanger sur les formations en cours et à venir. Il est flexible et s’adapte à tous les supports digitaux et à n’importe quel type de contenu pédagogique.
Les outils de réalité virtuelle
La réalité virtuelle s’est détachée des jeux vidéo et s’imprègne désormais de l’univers de la formation professionnelle. Sa finalité est d’encourager les stagiaires à mettre en scène leur formation : formation en virtual reality, apprentissage immersif…
La réalité virtuelle peut être utilisée à bon escient dans la pédagogie. Elle vous aide à monter un projet de formation captivant.
L’immersion totale dans le monde virtuel place de manière physique le collaborateur sur le terrain.
Le Serious Game
Le serious game intègre le jeu dans la formation professionnelle. L’aspect ludique d’une formation devient une source de motivation des apprenants. La méthode facilite la rétention d’information. Elle accélère ainsi le processus d’apprentissage.
Le digital multiplie les situations de jeu et vous permet d’avoir une diversité d’options ludique pour vos contenus pédagogiques.
L’extension PowerPoint
Slideshare fait partie des extensions PowerPoint. Pour rappel, ce dernier fait partie de la collection Microsoft et crée une succession de diapositives utilisées dans la présentation de projet et dans la formation. La plateforme, très appréciée par les formateurs, propose son extension : Slideshare.
L’outil vise à partager les connaissances et faciliter l’accessibilité des contenus pédagogiques présentés en diapositives. Il rend les contenus disponibles dans les réseaux sociaux.
Son avantage réside dans son accessibilité. Son usage ne requiert ni achat ni abonnement.
Les outils de création audiovisuelle
Les contenus animés et les vidéos sont une source de stimulation pour les jeunes. Ils maintiennent l’attention des apprenants. Fixez votre choix parmi les meilleurs outils de création vidéo.
Kumullus excelle dans l’élaboration de video learning interactif. Il vous invite à intégrer différents contenus média, des chapitres et bien d’autres fichiers dans votre formation.
H5P consiste en un logiciel libre. Il crée des contenus interactifs utiles à la formation : frises chronologiques, vidéos interactives, visites virtuelles, cartes de mémorisation, …
Les outils collaboratifs
Les outils numériques collaboratifs incitent les participants à se concentrer sur un projet commun. Il facilite le travail en équipe et est donc à même de devenir une plateforme de partage de formation.
Parmi les outils collaboratifs du moment se trouvent : Mural, Google Drive et Dropbox. Ces outils possèdent une fonctionnalité commune : le partage de contenu de n’importe quelle taille pour un groupe de privilégiés.
Les outils de bureau
Les outils de bureau sont d’une grande efficacité. Ils créent des modules de formation interactifs et concentrent un éventail de fonctionnalités : webinaire, tests, gamification, quiz, vidéos, …
Ils s’apparentent à une suite de logiciels qui peuvent être installés sur votre bureau. Ils vous aident à monter des formations personnalisées selon les besoins de vos apprenants.
Storyline 360 est un outil de bureau interactif qui crée des contenus pédagogiques performants et adaptés aux besoins de vos apprenants.