Risques et inconvénients de la sous-traitance en formation !
Sous traitance en formation : quels sont les risques, les inconvénients et les difficultés rencontrées par les formateurs sous-traitants et comment les minimiser ?
Sommaire :
- 1. Problèmes de Communication avec les Donneurs d'Ordre
- 2. Manque de Flexibilité des Donneurs d'Ordre
- 3. Retards de Paiement des Honoraires
- 4. Termes Contractuels Défavorable
- 5. Pression sur les Tarifs de Journées
- 6. Définition Inadéquate des Missions
- 7. Manque d'Accompagnement et de Soutien
- 8. Recherche Permanente de Nouveaux Partenaires
- 9. Difficultés Relatives à la Propriété Intellectuelle
Conseils aux formateurs sous-traitants
FORMATEURS, vous faites de la sous-traitance et vous rencontrez des difficultés spécifiques dans vos relations avec les donneurs d'ordre (les entreprises ou organisations qui vous engagent). Ces points de douleur se concentrent souvent autour de la communication, de la gestion des attentes, et des aspects contractuels…
Nous allons lister ces difficultés et vous proposer les moyens à mettre en œuvre pour les éviter...
1. Définir les objectifs et attentes en amont
- Accord préalable détaillé : Avant de commencer la formation, il est crucial d'avoir une réunion de cadrage avec le donneur d'ordre pour définir clairement les objectifs de la formation, les résultats attendus, et les critères de succès. Cela devrait être documenté dans un accord ou un contrat de type lettre de mission.
- Feuille de route de la formation : Élaborer une feuille de route détaillée de la formation, incluant les objectifs spécifiques, le contenu, les méthodes pédagogiques, et le calendrier. La partager avec le donneur d'ordre pour validation.
2. Communication régulière et structurée
- Points de contrôle réguliers : Établir des réunions périodiques ou des appels avec le donneur d'ordre pour discuter de l'avancement de la formation, des ajustements nécessaires et pour recueillir des retours intermédiaires.
- Rapports d'étape : Envoyer des rapports d'étape réguliers au donneur d'ordre, soulignant les progrès réalisés par rapport aux objectifs initiaux et tout défi rencontré.
3. Utiliser des outils de communication efficaces
- Plateformes collaboratives : Utiliser des outils de gestion de projet ou des plateformes collaboratives pour partager les mises à jour, les documents, et recueillir les feedbacks en temps réel.
- Outils de feedback : Intégrer l'utilisation d'outils de feedback en ligne où les participants et le donneur d'ordre peuvent évaluer la formation et fournir des commentaires constructifs.
4. Clarification et flexibilité
- Demande de précisions : En cas de doute sur les attentes ou les objectifs, demander des clarifications immédiates pour éviter les malentendus. Un petit coup de fil vaut parfois mieux qu’une dizaine d’emails.
- Adaptabilité : Être prêt à ajuster les méthodes pédagogiques ou le contenu de la formation en fonction des retours du donneur d'ordre ou des besoins changeants des participants.
5. Évaluation et feedback post-formation
- Évaluation formelle : Organiser une évaluation formelle de la formation, incluant le recueil des impressions des participants et du donneur d'ordre.
- Réunion de débriefing : Convenir d'une réunion post-formation avec le donneur d'ordre pour discuter des résultats, des succès, des zones d'amélioration et des prochaines étapes.
6. Développer une relation de partenariat
- Approche partenariale : Travailler à développer une relation de confiance et de partenariat avec le donneur d'ordre, où la communication est bidirectionnelle, transparente et constructive.
7. Formation et développement professionnels
- Améliorer les compétences de communication : Investir dans le développement professionnel, notamment en matière de compétences en communication et en négociation, pour mieux gérer les attentes et les interactions avec les donneurs d'ordre et répondre à vos obligation de développement des compétences métier et pédagogiques.
1. Communication précoce et claire
- Définition conjointe des objectifs : Avant de commencer la formation, travaillez avec le donneur d'ordre pour définir clairement les objectifs d'apprentissage. Cela peut aider à aligner vos méthodes d'enseignement avec leurs attentes.
- Présentation de l'approche pédagogique : Expliquez comment votre méthode d'enseignement peut être adaptée pour répondre aux objectifs de formation tout en restant flexible aux besoins des apprenants.
2. Flexibilité dans le cadre défini
- Proposer des options modulaires : Créez des modules de formation qui peuvent être adaptés ou réarrangés selon les besoins spécifiques du groupe sans dévier des objectifs généraux.
- Utilisation de cas pratiques variés : Intégrez des études de cas qui peuvent être sélectionnées en fonction des intérêts ou des domaines d’activité des apprenants, augmentant ainsi la pertinence du contenu.
3. Mise en évidence de l'importance de l'adaptabilité
- Présenter des preuves : Apportez des données ou des témoignages sur l'efficacité de l'adaptation de l'enseignement aux besoins des apprenants pour convaincre les donneurs d'ordre de la valeur ajoutée de votre approche.
- Souligner la satisfaction des apprenants : Mettez en avant le lien entre l'adaptabilité des cours et la satisfaction des apprenants, ce qui peut se traduire par de meilleurs résultats d'apprentissage et un plus grand engagement.
4. Négociation de clauses de flexibilité
- Négocier les termes du contrat : Lors de la signature du contrat de prestation, incluez des clauses qui vous permettent une certaine marge de manœuvre dans l'adaptation du contenu et de la méthodologie, dans les limites convenues avec le donneur d'ordre.
5. Évaluation et feedback continus
- Mettre en place des boucles de rétroaction : Organisez des sessions de feedback régulières avec les donneurs d'ordre et les apprenants pour ajuster la formation en fonction des retours reçus.
- Évaluation continue : Proposez des évaluations formatives qui permettent d'ajuster le parcours d'apprentissage en fonction des progrès et des besoins des participants.
6. Développement professionnel continu
- Se former aux nouvelles méthodologies : Restez à jour avec les dernières méthodes pédagogiques et technologiques pour offrir une formation flexible et adaptée aux besoins actuels des apprenants et des entreprises en adhérant par exemple à une association de formateurs du type @l’agora des formateurs
7. Utilisation de la technologie
- Outils numériques : Utilisez des plateformes d'apprentissage en ligne et des outils numériques qui permettent une personnalisation et une adaptation facile du contenu à différents groupes d'apprenants
1. Contrats clairs et détaillés
- Définir les termes de paiement : Assurez-vous que le contrat spécifie clairement les montants, les dates de paiement, et les pénalités en cas de retard.
- Inclure un calendrier de paiement : Intégrer un calendrier de paiement dans le contrat peut aider à fixer des attentes claires pour les deux parties.
2. Facturation professionnelle et en temps utile
- Envoyer les factures rapidement : Soumettez vos factures dès que le travail est terminé ou selon les termes convenus dans le contrat pour éviter tout retard inutile.
- Rappels de paiement : Si le paiement est en retard, envoyez des rappels polis mais fermes, en vous référant au contrat.
3. Demande d'acomptes et de paiements échelonnés
- Acomptes : Demandez un acompte avant de commencer la formation. Cela peut représenter un pourcentage du montant total.
- Paiements échelonnés : Pour les projets de longue durée, envisagez de mettre en place un système de paiement échelonné, par exemple, mensuellement ou à la fin de chaque étape clé du projet.
4. Pénalités de retard et intérêts
- Inclure des clauses de pénalités : Mentionnez dans le contrat des pénalités pour paiement en retard et des intérêts sur les montants dus, ce qui peut encourager le paiement en temps utile.
5. Gestion de la trésorerie
- Réserve financière : Si possible, constituez une réserve financière pour pallier les retards de paiement et maintenir votre stabilité financière.
- Diversification des clients : Diversifiez votre portefeuille de clients pour ne pas dépendre financièrement d'un seul donneur d'ordre
6. Recours légal et médiation
- Service de recouvrement : Si les retards de paiement persistent, envisagez de faire appel à un service de recouvrement de créances.
- Médiation et arbitrage : Avant d'entamer une action en justice, la médiation ou l'arbitrage peut être une option pour résoudre le différend à l'amiable.
7. Outils de facturation et de suivi
- Utiliser des logiciels de facturation : Des logiciels de facturation peuvent aider à gérer les factures et les paiements plus efficacement, offrant des rappels automatiques et un suivi des paiements.
8. Communication ouverte
- Discussion proactive : En cas de retards répétés, engagez une discussion avec le donneur d'ordre pour comprendre les raisons du retard et trouver des solutions mutuellement avantageuses.
1. Négociation précontractuelle
- Évaluation et négociation des termes : Avant de signer un contrat, évaluez soigneusement tous les termes et négociez les clauses qui vous semblent défavorables. N'hésitez pas à demander des modifications.
- Assistance juridique : Envisagez de consulter un avocat spécialisé dans les contrats commerciaux pour obtenir des conseils sur la manière de négocier des termes plus favorables ou pour réviser les propositions de contrat.
2. Clauses de protection
- Indemnités d'annulation : Négociez l'inclusion de clauses qui offrent une compensation en cas d'annulation de dernière minute, compensation basée sur un pourcentage du paiement total ou une somme forfaitaire.
- Ajustement du volume de travail : Pour les modifications significatives du volume de travail, demandez des clauses permettant une renégociation des termes du contrat, y compris les tarifs et les délais de livraison.
3. Clarté et précision dans le contrat
- Définition des obligations et des attentes : Assurez-vous que le contrat détaille clairement vos responsabilités, ainsi que celles du donneur d'ordre, y compris les objectifs de formation, les délais, et les critères de livraison…
- Mécanismes de résolution des conflits : Incluez des procédures claires pour la résolution des désaccords ou des malentendus qui pourraient survenir pendant la durée du contrat.
4. Flexibilité et adaptation
- Clause de révision du contrat : Proposez une clause permettant la révision périodique du contrat pour s'assurer qu'il reste juste et pertinent par rapport à l'évolution des besoins et des conditions de marché.
5. Assurance
- Assurance professionnelle : Envisagez de souscrire une assurance professionnelle qui peut offrir une protection financière en cas de conflit contractuel ou de responsabilité professionnelle.
6. Fonds d'urgence
- Prévoir un fonds d'urgence : Constituez un fonds d'urgence pour vous protéger contre les fluctuations de revenu dues à des annulations ou des modifications imprévues du volume de travail.
7. Relations à long terme
- Construire des relations solides : Développer une relation de confiance et de respect mutuel avec les donneurs d'ordre peut conduire à des négociations contractuelles plus équitables et à une meilleure compréhension des besoins et attentes de chaque partie.
8. Évaluation post-contrat
- Retour d'expérience : Après l'exécution d'un contrat, évaluez l'expérience et identifiez les domaines d'amélioration pour les futures négociations contractuelles.
1. Valoriser votre offre
- Mettre en avant votre expertise et vos spécialités : Soulignez votre expérience, vos qualifications, et vos réussites pour justifier vos tarifs. Des exemples concrets de réussite et des témoignages de clients satisfaits peuvent renforcer votre position.
- Démontrer la valeur ajoutée : Expliquez comment votre formation apporte une valeur ajoutée significative aux entreprises, en termes de performance des employés, d'amélioration de la qualité du travail, ou de réduction des coûts à long terme.
2. Stratégies de tarification
- Tarification flexible : Proposez différents niveaux de service ou des packages pour accommoder différents budgets, tout en maintenant un niveau de qualité et de valeur.
- Offres groupées : Créez des offres groupées de services ou des programmes de formation complets pour augmenter la perception de valeur par rapport au coût.
- Tarifs basés sur la valeur : Envisagez d'adopter une tarification basée sur la valeur perçue de vos services plutôt que sur les coûts horaires, ce qui peut vous permettre de maintenir des tarifs plus élevés.
3. Communication et négociation
- Justification des tarifs : Soyez prêt à expliquer pourquoi vos tarifs sont justifiés, en vous appuyant sur des arguments solides tels que la qualité de la formation, les résultats obtenus, et la spécificité de votre expertise.
- Négociation : Développez vos compétences en négociation pour mieux défendre vos tarifs tout en restant ouvert à des compromis qui peuvent inclure des conditions avantageuses pour les deux parties.
4. Diversification des clients et des services
- Diversifier votre clientèle : Ne vous reposez pas uniquement sur un type de client ou un secteur. La diversification peut vous permettre de réduire le risque lié à la pression tarifaire de certains secteurs ou clients.
- Développer de nouveaux services : En proposant de nouveaux services ou en ciblant de nouveaux marchés, vous pouvez trouver des clients moins sensibles au prix et plus intéressés par la qualité et la valeur de la formation.
5. Optimisation des coûts
- Réduire les coûts : Cherchez des moyens d'optimiser vos coûts opérationnels sans compromettre la qualité de votre formation. L'utilisation de technologies de formation à distance peut être un moyen de réduire certains coûts.
6. Collaborations et partenariats
- Établir des partenariats : Travaillez en collaboration avec d'autres formateurs ou institutions pour offrir des programmes de formation complets, ce qui peut vous aider à justifier des tarifs plus élevés grâce à une offre plus riche.
7. Formation continue
- Investir dans votre développement professionnel : En vous formant continuellement et en restant à la pointe de votre domaine, vous augmentez votre valeur en tant que formateur, ce qui vous permet de justifier des tarifs plus élevés.
1. Clarification des attentes en amont
- Définition claire du projet : Avant de commencer une mission, insistez pour avoir une définition claire et complète des attentes, y compris les objectifs de formation, le contenu, le public cible, et le calendrier.
- Document de portée du projet : Rédigez un document de portée de projet (ou un cahier des charges) qui détaille les livrables, les échéances, et les responsabilités. Faites-le approuver par votre donneur d'ordre pour éviter les malentendus.
2. Accords contractuels solides
- Inclure des clauses spécifiques : Assurez-vous que votre contrat inclut des clauses sur la gestion des demandes supplémentaires ou des modifications de la portée du projet, y compris comment elles seront évaluées et rémunérées.
- Clauses de modification de la charge de travail : Négociez des clauses permettant une renégociation des conditions en cas de changement significatif de la charge de travail ou des objectifs du projet.
3. Communication et suivi continus
- Mises à jour régulières : Organisez des points réguliers avec le donneur d'ordre pour discuter de l'avancement du projet et clarifier les attentes au fur et à mesure.
- Feedback immédiat sur les demandes supplémentaires : Lorsqu'une demande de dernière minute est faite, évaluez immédiatement son impact sur la charge de travail et la portée du projet, et communiquez-le clairement au donneur d'ordre.
4. Négociation des demandes de dernière minute
- Évaluation et réponse rapide : Évaluez rapidement l'impact des demandes supplémentaires et discutez-en avec le donneur d'ordre pour trouver une solution qui compense l'effort supplémentaire requis.
5. Flexibilité avec limites
- Fixer des limites claires : Tout en restant flexible, il est important de fixer des limites claires sur ce qui est faisable dans le cadre du contrat initial et ce qui nécessite une renégociation.
6. Gestion de la charge de travail
- Planification et priorisation : Utilisez des outils de gestion de projet pour planifier efficacement votre charge de travail, en priorisant les tâches et en vous assurant que les demandes supplémentaires sont gérables.
7. Assistance juridique
- Conseil juridique : En cas de désaccords persistants sur la portée du travail et la rémunération, il peut être utile de consulter un professionnel juridique spécialisé dans les contrats commerciaux.
FORMATEURS, vous ne vous sentez pas accompagnés et soutenus pour :
- La partie ingénierie pédagogique et ingénierie de formation
- La partie ingénierie financière de la formation (détermination de vos prix, compréhension des conditions de prises en charge, différents financements)
- La partie administrative, que ce soit dans le cadre d’une certification QUALIOPI ou en tant qu’OF seulement avec votre NDA
Soutien en ingénierie pédagogique
- Formation Professionnelle Continue : Investissez dans votre développement professionnel en suivant des formations dédiées à l'ingénierie pédagogique et à la conception de programmes de formation.
- Réseaux Professionnels : Rejoignez des associations professionnelles ou des groupes de réseautage liés à la formation pour échanger avec d'autres professionnels et partager des ressources et des conseils.
- Collaboration avec des Experts : Envisagez des partenariats ou des collaborations avec d'autres formateurs ou experts en pédagogie pour développer conjointement des programmes de formation.
- Utilisation de Ressources en Ligne : Exploitez les ressources disponibles en ligne, telles que des webinaires, des cours en ligne ouverts et massifs (MOOC), et des forums professionnels dédiés à la pédagogie.
Soutien en ingénierie financière de la formation
- Conseil en Gestion Financière : Consultez un expert-comptable ou un conseiller financier spécialisé dans le domaine de la formation pour vous aider à déterminer vos tarifs et comprendre les mécanismes de financement.
- Formations et Ateliers : Participez à des ateliers et des séminaires sur la gestion financière spécifiquement conçus pour les professionnels de la formation.
- Logiciels de Gestion : Utilisez des logiciels de gestion financière et de facturation pour simplifier la gestion de vos finances et de vos tarifs.
- Guides et Publications : Recherchez des guides et des publications qui expliquent les conditions de prise en charge de la formation et les différentes options de financement disponibles.
Soutien administratif et certification
- Consultants en Certification : Pour la certification QUALIOPI ou la gestion de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA), envisagez de faire appel à un consultant spécialisé qui peut vous guider à travers le processus et s'assurer que vous répondez aux exigences.
- Outils de Gestion Administrative : Adoptez des outils et logiciels qui facilitent la gestion administrative, comme la planification des formations, le suivi des participants, et la documentation nécessaire pour la certification ou sous trairez votre administratif de formation.
- Formations Spécifiques : Suivez des formations sur la gestion administrative des organismes de formation et sur le processus de certification QUALIOPI pour mieux comprendre les exigences et les meilleures pratiques.
- Échange avec des Pairs : Rejoignez des groupes de discussion ou des forums en ligne où d'autres formateurs partagent leurs expériences et conseils sur la gestion administrative et la certification.
1. Renforcer votre réseau professionnel
- Participer à des Événements de Networking : Assistez régulièrement à des conférences, des ateliers, et des événements de networking où vous pourriez rencontrer des partenaires potentiels et des donneurs d'ordre.
- Utiliser les Plateformes en Ligne : Les réseaux sociaux professionnels comme LinkedIn sont excellents pour établir et maintenir des contacts avec des professionnels du même secteur.
2. Améliorer votre proposition de valeur
- Se Spécialiser : En vous spécialisant dans certaines niches ou industries, vous pouvez devenir le "go-to expert" pour des formations spécifiques, ce qui rendra vos services plus attrayants pour les partenaires potentiels.
- Mettre en Avant les Succès : Documentez et partagez vos succès et témoignages de clients satisfaits pour montrer la valeur que vous apportez.
3. Offrir des programmes de formation innovants
- Développer des Programmes Uniques : Créez des programmes de formation qui se distinguent par leur contenu, leur méthode d'enseignement ou leur utilisation de la technologie.
- Adaptabilité : Soyez flexible et ouvert à personnaliser vos programmes en fonction des besoins spécifiques de vos donneurs d'ordre.
4. Établir des accords de partenariat formels
- Accords Mutuellement Bénéfiques : Négociez des accords de partenariat qui offrent des avantages clairs pour les deux parties, tels que des conditions financières avantageuses, des engagements de volume, ou des exclusivités sur certains types de formation.
- Contrats à Long Terme : Cherchez à établir des contrats à long terme qui garantissent une collaboration continue.
5. Maintenir une communication régulière
- Rester en Contact : Maintenez une communication régulière avec vos partenaires et donneurs d'ordre, même en dehors des projets, pour renforcer la relation.
- Offrir une Valeur Ajoutée : Partagez des insights, des études de cas, ou des nouvelles tendances de l'industrie qui pourraient intéresser vos partenaires.
6. Utiliser des plateformes de mise en relation
- Plateformes Spécialisées : Inscrivez-vous sur des plateformes spécialisées dans la mise en relation entre formateurs et entreprises ou institutions cherchant des services de formation.
7. Demandes de retour et d'amélioration
- Solliciter des Feedbacks : Après chaque mission, demandez un retour de la part de vos donneurs d'ordre pour identifier les points d'amélioration et renforcer la satisfaction client.
8. Stratégie de contenu marketing
- Bloguer et Partager des Connaissances : Partagez votre expertise à travers un blog professionnel ou des vidéos. Cela peut augmenter votre visibilité et attirer des partenaires potentiels.
1. Clarification des droits de propriété intellectuelle
- Définir la Propriété dans le Contrat : Assurez-vous que le contrat avec vos donneurs d'ordre spécifie clairement qui détient les droits de propriété intellectuelle sur les documents de formation créés. Il est souvent recommandé que le formateur conserve la propriété du contenu pédagogique, accordant au donneur d'ordre une licence d'utilisation limitée.
2. Utilisation de contrats et d'accords de confidentialité
- Accords de Non-Divulgation (NDA) : Avant de partager des documents de formation ou des idées avec un potentiel donneur d'ordre, envisagez de lui faire signer un accord de non-divulgation pour protéger vos informations.
- Accords de Licence : Si vous accordez à un donneur d'ordre le droit d'utiliser votre matériel, définissez les termes de cette utilisation dans un accord de licence. Ceci peut inclure la durée de l'utilisation, le type d'utilisation autorisée, et les restrictions éventuelles.
3. Protection des matériaux de formation
- Droits d'Auteur : Utilisez le © symbol sur vos documents de formation pour indiquer clairement que le matériel est protégé par le droit d'auteur. Bien que l'œuvre soit automatiquement protégée dès sa création, cette indication renforce votre revendication.
- Dépôt de Créations : Envisagez de déposer vos documents de formation auprès d'un organisme de protection de la propriété intellectuelle ou via un service de dépôt en ligne qui horodate vos créations, fournissant ainsi une preuve de la date de création.
4. Négociation et communication claire
- Discussion Préalable : Avant de commencer une collaboration, discutez ouvertement des questions de PI avec le donneur d'ordre pour éviter les malentendus. Expliquez l'importance de protéger votre travail et vos droits.
- Formation et Sensibilisation : Informez vos donneurs d'ordre sur les enjeux de la propriété intellectuelle et sur la manière dont cela bénéficie à toutes les parties impliquées.
5. Consultation juridique
- Conseil d'Experts : Consultez un avocat spécialisé en propriété intellectuelle pour obtenir des conseils personnalisés sur la protection de vos documents de formation et sur la rédaction de contrats qui sécurisent vos intérêts.
6. Utilisation de technologie
- Watermarking et Cryptage : Utilisez des techniques telles que le watermarking (filigrane) et le cryptage pour protéger vos documents et restreindre leur utilisation non autorisée.
En prenant ces mesures, vous pourrez mieux protéger votre propriété intellectuelle et éviter les conflits avec vos donneurs d'ordre, tout en assurant que vos précieuses créations pédagogiques restent votre propriété et soient utilisées de manière appropriée, sinon il y a @formagora.
Pour naviguer à travers ces défis, il est essentiel pour les formateurs en sous-traitance de communiquer ouvertement et efficacement avec leurs donneurs d'ordre, de négocier des contrats équitables, et de maintenir une posture professionnelle tout en étant flexible et adaptable aux besoins de leurs clients.